Preparación para el Delegado de Protección de Datos en la nueva ley

La Regulación General de Protección de Datos (RGPD) es una normativa de la Unión Europea que tiene como objetivo principal garantizar y fortalecer la protección de los datos personales de los ciudadanos. Esta regulación establece una serie de obligaciones y responsabilidades que las empresas deben cumplir para garantizar la privacidad y seguridad de los datos de sus clientes. Una de estas obligaciones es la designación de un Delegado de Protección de Datos (DPD) en aquellas empresas que cumplen con ciertos criterios. En este artículo, abordaremos en detalle la preparación que requiere una empresa para tener un DPD y qué implicaciones tiene el incumplimiento de esta obligación.

Qué es la Regulación General de Protección de Datos (RGPD)

La Regulación General de Protección de Datos (RGPD) es una normativa de la Unión Europea que entró en vigor el 25 de mayo de 2018. El objetivo de esta regulación es fortalecer y unificar la protección de datos personales en Europa, así como aumentar la transparencia y la responsabilidad de las empresas en el manejo de estos datos.

La RGPD establece una serie de principios y derechos que las empresas deben cumplir al tratar datos personales, como la obtención de consentimiento válido, la limitación de la finalidad del tratamiento, la minimización de los datos, la garantía de la seguridad de los datos y la responsabilidad proactiva en el cumplimiento de la normativa. Además, la RGPD establece una serie de obligaciones para las empresas, entre las cuales se encuentra la obligación de designar un Delegado de Protección de Datos (DPD) en determinados casos.

Obligación de designar un Delegado de Protección de Datos (DPD)

Una de las obligaciones establecidas por la RGPD es la designación de un Delegado de Protección de Datos (DPD) en determinadas empresas. El DPD es una figura clave en la implementación de las políticas de protección de datos de una organización, ya que es responsable de garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos y de actuar como punto de contacto con las autoridades de control.

La RGPD establece que las empresas deben designar un DPD en los siguientes casos:

• Empresas gubernamentales y autoridades públicas.
• Empresas que realicen un tratamiento de datos a gran escala.
• Empresas que realicen un tratamiento de datos sensibles, como datos de salud o datos genéticos.

La designación de un DPD es una medida fundamental para asegurar el cumplimiento de la normativa de protección de datos y evitar posibles sanciones económicas.

Funciones y responsabilidades del DPD

El Delegado de Protección de Datos (DPD) tiene una serie de funciones y responsabilidades clave en una organización. Estas funciones incluyen, entre otras:

• Asegurar el cumplimiento de la normativa de protección de datos por parte de la empresa.
• Asesorar y proporcionar orientación sobre las obligaciones y requisitos de protección de datos.
• Cooperar con las autoridades de control y actuar como punto de contacto con las mismas.
• Supervisar la implementación de las políticas de protección de datos y llevar a cabo auditorías internas.
• Investigar y responder a las solicitudes de los titulares de datos.
• Realizar evaluaciones de impacto de la protección de datos y asegurarse de que se implementen las medidas de seguridad adecuadas.

El DPD desempeña un papel crucial en el cumplimiento de la normativa de protección de datos y en la protección de los derechos de los titulares de datos. Es importante que el DPD tenga las habilidades y conocimientos necesarios para realizar efectivamente estas funciones.

Tipos de empresas obligadas a tener un DPD

La RGPD establece que ciertos tipos de empresas están obligadas a designar un Delegado de Protección de Datos (DPD). Estos tipos de empresas incluyen:

• Empresas gubernamentales y autoridades públicas, independientemente del tipo de datos que traten.
• Empresas que realicen un tratamiento de datos a gran escala. Esto incluye empresas que traten datos de clientes, empleados o proveedores en grandes volúmenes.
• Empresas que realicen un tratamiento de datos sensibles, como datos de salud, datos genéticos o datos relacionados con condenas penales.

Es importante destacar que la obligación de designar un DPD se basa en el tipo de empresa y no en el tamaño de la misma. Tanto las grandes multinacionales como las pequeñas y medianas empresas pueden estar obligadas a tener un DPD si cumplen con los criterios establecidos por la RGPD.

Habilidades necesarias para ser un DPD

El Delegado de Protección de Datos (DPD) debe tener una serie de habilidades y conocimientos para desempeñar eficazmente su función. Algunas de las habilidades necesarias para ser un DPD incluyen:

• Conocimientos en derecho y privacidad de datos: El DPD debe tener un conocimiento profundo de la normativa de protección de datos y las leyes aplicables en el ámbito de la privacidad.
• Capacidad de análisis: El DPD debe tener la capacidad de analizar las políticas y procedimientos de la empresa en relación con la protección de datos y realizar evaluaciones de impacto de la privacidad de los datos.
• Conocimientos en seguridad de la información: El DPD debe entender los principios de seguridad de la información y ser capaz de implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos.
• Capacidad de comunicación: El DPD debe ser capaz de comunicarse eficazmente con todas las partes interesadas, incluyendo a los empleados, directivos y autoridades de control.
• Conocimiento de la industria: El DPD debe tener un conocimiento profundo de la industria en la que opera la empresa, para poder entender los riesgos asociados al tratamiento de los datos y proponer soluciones adecuadas.

El cumplimiento de estas habilidades y conocimientos es fundamental para asegurar que el DPD pueda desempeñar eficazmente su función de garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Consecuencias del incumplimiento de tener un DPD

El incumplimiento de la obligación de tener un Delegado de Protección de Datos (DPD) puede tener graves consecuencias para una empresa. La RGPD establece que las autoridades de control pueden imponer sanciones económicas de hasta el 4% de la facturación anual global de la empresa o 20 millones de euros, la cantidad que sea mayor.

Además de las sanciones económicas, el incumplimiento de la obligación de tener un DPD puede causar daños a la reputación de la empresa y la pérdida de confianza de los clientes y proveedores. También puede dar lugar a demandas y litigios por parte de los titulares de datos afectados.

Es fundamental que las empresas cumplan con la obligación de designar un DPD y tomen las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos y evitar posibles sanciones y daños a su reputación.

Evaluación de la obligación de tener un DPD en la empresa

Antes de designar a una persona como Delegado de Protección de Datos (DPD), es importante evaluar si la empresa está obligada a tener un DPD según lo establecido por la RGPD. Para ello, la empresa debe realizar un análisis de las actividades de tratamiento de datos que realiza y determinar si cumple con los criterios establecidos.

Durante esta evaluación, la empresa debe tener en cuenta factores como el tamaño y la naturaleza de las operaciones de tratamiento de datos, la cantidad y sensibilidad de los datos tratados, así como el riesgo para los derechos y libertades de los titulares de datos. Si la empresa cumple con alguno de los criterios establecidos, está obligada a designar un DPD.

Es importante realizar esta evaluación de manera exhaustiva y documentar los resultados, ya que las autoridades de control pueden requerir pruebas de que se ha cumplido con la obligación de tener un DPD.

Designación de una persona como Delegado de Protección de Datos

Una vez que se haya determinado que la empresa está obligada a designar un Delegado de Protección de Datos (DPD), se debe proceder a la designación de una persona para ocupar este cargo.

La RGPD establece que el DPD debe ser designado en función de sus cualidades profesionales y, en particular, de su conocimiento especializado en materia de protección de datos. El DPD puede ser un empleado de la empresa o puede contratarse externamente.

Es importante que la persona designada como DPD tenga las habilidades y conocimientos necesarios para desempeñar eficazmente sus funciones. Además, es crucial que el DPD sea independiente y no sufra ningún conflicto de intereses que pueda afectar su capacidad para actuar de manera imparcial.

Una vez que se haya designado a una persona como DPD, es importante comunicar esta designación a todas las partes interesadas, incluyendo a los empleados, directivos y autoridades de control.

Asignación de recursos para el DPD

Una vez que se haya designado a una persona como Delegado de Protección de Datos (DPD), es importante asignar los recursos necesarios para que pueda desempeñar eficazmente sus funciones.

Estos recursos pueden incluir, entre otros:

• Formación y capacitación en materia de protección de datos.
• Acceso a la información y documentación necesaria para llevar a cabo sus funciones.
• Apoyo de otros departamentos o personas dentro de la organización.
• Recursos técnicos y herramientas para llevar a cabo evaluaciones de impacto de privacidad y otras tareas relacionadas.

Es fundamental que la empresa proporcione al DPD los recursos necesarios para garantizar el cumplimiento de sus funciones y asegurar el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Establecimiento de un plan de acción en caso de violación de datos

Una parte fundamental de la preparación de una empresa para tener un Delegado de Protección de Datos (DPD) es establecer un plan de acción en caso de violación de datos.

La RGPD establece que las empresas deben notificar a las autoridades de control las violaciones de datos en un plazo máximo de 72 horas después de tener conocimiento de ellas. Además, si la violación de datos representa un alto riesgo para los derechos y libertades de los titulares de datos, la empresa también debe notificar a los titulares de datos afectados.

El plan de acción en caso de violación de datos debe incluir, entre otros:

• Procedimientos claros y escalados para notificar las violaciones de datos a las autoridades de control y a los titulares de datos afectados.
• Un equipo de respuesta a incidentes de seguridad de datos formado por miembros clave de la organización, incluyendo al DPD.
• Medidas para minimizar el impacto de la violación de datos y mitigar los riesgos para los derechos y libertades de los titulares de datos.
• Procedimientos para evaluar y corregir las vulnerabilidades que dieron lugar a la violación de datos.

Es fundamental que la empresa establezca y comunique a todos los empleados el plan de acción en caso de violación de datos y que se lleven a cabo simulacros periódicos para asegurar su eficacia.

Conclusión

La Regulación General de Protección de Datos (RGPD) establece la obligación de las empresas de designar un Delegado de Protección de Datos (DPD) en determinados casos. El DPD tiene la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos y actuar como punto de contacto con las autoridades de control. El incumplimiento de la obligación de tener un DPD puede resultar en sanciones económicas y daños a la reputación de la empresa.

Para preparar a una empresa para la figura del DPD, es necesario evaluar la obligación, designar a una persona con las habilidades y conocimientos necesarios, asignar los recursos adecuados y establecer un plan de acción en caso de violación de datos. Cumplir con esta obligación es fundamental para garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos y proteger los derechos y libertades de los titulares de datos.