¿Sabes cuánto tiempo debes guardar los documentos de tu empresa?
La gestión documental es una parte importante de cualquier empresa, y es vital para cumplir con las regulaciones y leyes aplicables. Uno de los aspectos clave de la gestión documental es saber cuánto tiempo debemos guardar cada documento. En este artículo, te explicamos qué documentos debes conservar y durante cuánto tiempo.
Documentos contables y financieros
Los documentos contables y financieros son los que se utilizan para llevar el registro de las transacciones financieras de la empresa. Estos documentos deben ser conservados durante al menos 6 años, según la Ley General Tributaria. Por lo tanto, es importante asegurarse de que los registros contables estén actualizados y sean precisos.
A continuación, te presentamos una lista de los documentos contables y financieros que debes conservar durante al menos 6 años:
- Facturas de ventas y compras
- Recibos
- Nóminas y otros documentos relacionados con el pago de salarios
- Extractos bancarios y de tarjetas de crédito
- Documentos relacionados con el IVA y otros impuestos
- Libros contables, como el libro diario y el libro mayor
Documentos laborales
Los documentos laborales son aquellos que se relacionan con los empleados de la empresa, incluyendo contratos, nóminas y otros documentos relacionados con la gestión de personal. Estos documentos deben ser conservados durante al menos 4 años después de la finalización del contrato laboral, según el Estatuto de los Trabajadores.
A continuación, te presentamos una lista de los documentos laborales que debes conservar durante al menos 4 años después de la finalización del contrato laboral:
- Contratos laborales
- Nóminas
- Certificados de retenciones y seguridad social
- Documentos relacionados con la formación y la evaluación del desempeño
Documentos legales y administrativos
Los documentos legales y administrativos son aquellos que se relacionan con la estructura y el funcionamiento de la empresa. Estos documentos deben ser conservados durante al menos 5 años, según la Ley de Sociedades de Capital.
A continuación, te presentamos una lista de los documentos legales y administrativos que debes conservar durante al menos 5 años:
- Actas de las reuniones de la junta directiva y de la asamblea de accionistas
- Estados financieros y de cuentas
- Contratos y acuerdos con proveedores y clientes
- Documentos relacionados con la propiedad intelectual, como patentes y marcas registradas
Documentos relacionados con la seguridad y la salud laboral
Los documentos relacionados con la seguridad y la salud laboral son aquellos que se relacionan con las medidas de prevención y protección de los empleados en el lugar de trabajo. Estos documentos deben ser conservados durante al menos 5 años, según la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
A continuación, te presentamos una lista de los documentos relacionados con la seguridad y la salud laboral que debes conservar durante al menos 5 años:
- Planes de prevención de riesgos laborales
- Informes de accidentes laborales
- Documentos relacionados con la formación en seguridad y salud laboral
Conclusiones
En resumen, es importante saber cuánto tiempo debemos conservar cada tipo de documento, para cumplir con las regulaciones y leyes aplicables. Los documentos contables y financieros deben ser conservados durante al menos 6 años, los documentos laborales durante al menos 4 años después de la finalización del contrato laboral, los documentos legales y administrativos durante al menos 5 años, y los documentos relacionados con la seguridad y la salud laboral durante al menos 5 años.
Te recomendamos que establezcas un sistema de gestión documental que te permita organizar y acceder a los documentos de manera fácil y eficiente. Asimismo, asegúrate de cumplir con las regulaciones y leyes aplicables en tu país o región. De esta manera, podrás evitar problemas legales y financieros en el futuro.
