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¿Sabes cuánto tiempo debes guardar los documentos de tu empresa?

La gestión documental es una parte importante de cualquier empresa, y es vital para cumplir con las regulaciones y leyes aplicables. Uno de los aspectos clave de la gestión documental es saber cuánto tiempo debemos guardar cada documento. En este artículo, te explicamos qué documentos debes conservar y durante cuánto tiempo.

Índice
  1. Documentos contables y financieros
  2. Documentos laborales
  3. Documentos legales y administrativos
  4. Documentos relacionados con la seguridad y la salud laboral
  5. Conclusiones

Documentos contables y financieros

Los documentos contables y financieros son los que se utilizan para llevar el registro de las transacciones financieras de la empresa. Estos documentos deben ser conservados durante al menos 6 años, según la Ley General Tributaria. Por lo tanto, es importante asegurarse de que los registros contables estén actualizados y sean precisos.

A continuación, te presentamos una lista de los documentos contables y financieros que debes conservar durante al menos 6 años:

  • Facturas de ventas y compras
  • Recibos
  • Nóminas y otros documentos relacionados con el pago de salarios
  • Extractos bancarios y de tarjetas de crédito
  • Documentos relacionados con el IVA y otros impuestos
  • Libros contables, como el libro diario y el libro mayor

Documentos laborales

Los documentos laborales son aquellos que se relacionan con los empleados de la empresa, incluyendo contratos, nóminas y otros documentos relacionados con la gestión de personal. Estos documentos deben ser conservados durante al menos 4 años después de la finalización del contrato laboral, según el Estatuto de los Trabajadores.

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A continuación, te presentamos una lista de los documentos laborales que debes conservar durante al menos 4 años después de la finalización del contrato laboral:

  • Contratos laborales
  • Nóminas
  • Certificados de retenciones y seguridad social
  • Documentos relacionados con la formación y la evaluación del desempeño

Documentos legales y administrativos

Los documentos legales y administrativos son aquellos que se relacionan con la estructura y el funcionamiento de la empresa. Estos documentos deben ser conservados durante al menos 5 años, según la Ley de Sociedades de Capital.

A continuación, te presentamos una lista de los documentos legales y administrativos que debes conservar durante al menos 5 años:

  • Actas de las reuniones de la junta directiva y de la asamblea de accionistas
  • Estados financieros y de cuentas
  • Contratos y acuerdos con proveedores y clientes
  • Documentos relacionados con la propiedad intelectual, como patentes y marcas registradas

Documentos relacionados con la seguridad y la salud laboral

Los documentos relacionados con la seguridad y la salud laboral son aquellos que se relacionan con las medidas de prevención y protección de los empleados en el lugar de trabajo. Estos documentos deben ser conservados durante al menos 5 años, según la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.

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A continuación, te presentamos una lista de los documentos relacionados con la seguridad y la salud laboral que debes conservar durante al menos 5 años:

  • Planes de prevención de riesgos laborales
  • Informes de accidentes laborales
  • Documentos relacionados con la formación en seguridad y salud laboral

Conclusiones

En resumen, es importante saber cuánto tiempo debemos conservar cada tipo de documento, para cumplir con las regulaciones y leyes aplicables. Los documentos contables y financieros deben ser conservados durante al menos 6 años, los documentos laborales durante al menos 4 años después de la finalización del contrato laboral, los documentos legales y administrativos durante al menos 5 años, y los documentos relacionados con la seguridad y la salud laboral durante al menos 5 años.

Te recomendamos que establezcas un sistema de gestión documental que te permita organizar y acceder a los documentos de manera fácil y eficiente. Asimismo, asegúrate de cumplir con las regulaciones y leyes aplicables en tu país o región. De esta manera, podrás evitar problemas legales y financieros en el futuro.

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